• Länge leve passionen!

    Allt blir härligare med passion
    - även rådgivning och revision.

Case:

Smart användning av resurser utvecklar branschen för personlig assistans

09 maj 2018

Att erbjuda personlig assistans med hög kvalitet och god närvaro hos kunderna är betydligt lättare om man har en smart organisation. Det är företaget Assistanspoolen ett bevis för. Med en kombination av skickligt entreprenörskap, personligt engagemang och en human människosyn visar makarna Christer och Carina Ryder att det går att göra underverk i en bransch som annars styrs mycket av kronor och ören. Sedan 2015 har BDO haft nöjet att vara med på resan.

Assistanspoolen, som drivs av Christer och Carina Ryder, startades 1994 som en konsekvens av att Carinas syster var i behov av personlig assistans. Syftet med företaget är att genom personlig assistans med hög kvalitet kunna ge varje enskild brukare bästa möjliga förutsättningar att leva ett tryggt och normalt liv utifrån sina egna förutsättningar.

– Vi hade med egna ögon sett vad en bra personlig assistent kan betyda och vi ville skapa ett koncept för att kunna erbjuda högkvalitativ personlig assistans i större skala och bidra till att utveckla branschen, säger Christer Ryder, VD på Assistanspoolen.

 

EN ENGAGERAD ARBETSGIVARE
Assistanspoolen tar det totala arbetsgivaransvaret som assistanssamordnare. Det innebär att de tar hand om löneutbetalningar, redovisning, anställningar, vikarier, schemaläggning och assistans-omkostnader. I dagsläget har de cirka 450 anställda varav 13 är hel- eller deltidsanställda tjänstemän och övriga timanställda personliga assistenter. Man har också ett bolag som erbjuder utbildningar för personliga assistenter.

– Vi vill ha personliga assistenter som engagerar sig det där lilla extra i brukarna och då ska vi naturligtvis engagera oss lite extra i dem. Vi ska inte vara ett av företagen i branschen som bara betalar ut löner. Vi håller kontinuerligt utbildningar och anordnar sådant som arbetsplatsträffar och kundträffar, säger Christer Ryder.

 

BDO TAR HAND OM REDOVISNINGEN
För drygt två år sedan valde Assistanspoolen att anlita BDO för att ta hand om löpande redovisning samt bokslut och deklarationer. Med stora lönekörningar varje månad, och tuffa rapporteringskrav från Försäkringskassan, är det mycket värt för Christer och hans kollegor att kunna släppa delar av ekonomihanteringen till en extern partner.

– Försäkringskassans krav är närmast orimliga. Vi förväntas ha all rapportering från föregående månad inskickad och klar senast den femte varje månad, oavsett om det är helgdagar i vägen eller inte. Många av våra kollegor i branschen har inte en chans att klara det här. För oss går det hyggligt, mycket tack vare att BDO sköter vår redovisning och att vi själva med åren har jobbat fram ett smidigt system. Med BDO:s hjälp blir vi mindre sårbara och kan fokusera våra resurser på kärnverk-samheten, säger Christer Ryder.

 

SAMVERKAR MED ANDRA ASSISTANSBOLAG
Sedan en tid tillbaka driver Assistanspoolen ett samarbetsprojekt med nio andra fristående bolag i branschen. Genom att bolagen gemensamt har tillgång till Assistanspoolens välfungerande system kan man få stordriftsfördelar, samtidigt som var och en förblir sin egen.

– Det här är ett bra sätt att säkerställa att fler aktörer har möjlighet att leverera hög kvalitet. Det ger oss också större möjligheter att bygga upp en ännu starkare och effektivare organisation. Vi har diskuterat möjligheten att fler av bolagen inom gruppen ska följa vårt exempel och ta hjälp av BDO. Det skulle vara fullt möjligt efter-som BDO finns på så många orter i landet, säger Christer Ryder.

 

DRAR NYTTA AV BDO-PORTALEN
En central ingrediens i Assistanspoolens samarbete med BDO är det digitala verktyget BDO-portalen, där inte minst analysdelen är något som används flitigt. Anna-Karin Blomqvist, kundansvarig på BDO:s Kalmar kontor, berättar att Assistanspoolen, inte bara är ett trevligt företag att jobba med, utan berömmer också Christer och hans kollegor för att de är så kunniga inom ekonomi och hela tiden strävar efter att effektivisera sina rutiner.

– De är väldigt insatta i sin ekonomi och styrelsen följer upp bokföringen varje månad. Överlag är Christer och de andra intresserade av digitalisering och automatisering av bokföringen och har provat olika rutiner för att hitta det mest effektiva. Det är roligt att de uppskattar BDO-portalen och verkligen använder tjänsterna, säger Anna-Karin Blomqvist. För Christer Ryder innebär tjänsterna i BDO-portalen att han sparar mycket tid i vardagen. Tid som bättre kan användas till att driva företaget framåt.

– Inför våra styrelsemöten behöver jag inte längre lägga tid på att plocka ut och sammanställa siffror. Med BDO-portalens analysverktyg kan vi enkelt få fram de nyckeltal vi vill ha, lättbegripligt presenterade och i realtid. Tillsammans med BDO planerar vi nu att också komma i gång med prognostisering så att vi ännu lättare kan blicka framåt. Det ser jag fram emot, säger Christer Ryder.

 

APP FÖR SMIDIGARE KVITTOREDOVISNING
Nyligen har Assistanspoolen börjat testa en av de senaste nyheterna i BDO-portalen, en app för digital redovisning av kvitton och traktamenten direkt via mobilen.

– Det här är fortfarande nytt för oss, men helt klart är det en väldigt funktionell tjänst. Initialt är det tjänstemännen som kör appen, men på sikt ska även våra personliga assistenter kunna använda tjänsten. Vi har över 400 assistenter, fördelade på ett 70-tal kostnadsställen, med utlägg i princip dagligen. Så det blir en hel del att redovisa. Utläggen är dessutom av två olika slag,assistanskostnad och arbetsmiljökostnad. Så man kan ju bara tänka sig vilka administrativa vinster vi kan göra när vi använder appen fullt ut, avslutar Christer Ryder.

 

 

OM ASSISTANSPOOLEN
Assistanspoolen ägs av makarna Christer och Carina Ryder. Företaget administrerar personlig assistans sedan 1994 och är verksamma i södra Sverige med kontor i Färjestaden på Öland och i Helsingborg. I koncernen ingår också Spiragruppen som bedriver utbildning inom personlig assistans. År 2016 omsatte koncernen cirka 111 miljoner kronor.